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Planilha de custos e formação de preços: como preencher na licitação
A planilha de custos e formação de preços mostra como a empresa chegou ao preço de um serviço com mão de obra. É obrigatória em serviços com dedicação exclusiva, como limpeza e vigilância. O modelo mais usado é o do Anexo VII-D da IN 5/2017, com 6 módulos. Veja como preencher cada um, o que muda no Simples Nacional e os erros que levam à desclassificação.
O que é e quando o edital pede
A planilha de custos e formação de preços mostra, item por item, como a empresa chegou ao preço de um serviço com mão de obra: salário, encargos, benefícios, rescisão, substitutos, insumos, custos indiretos, tributos e lucro. Ela é pedida principalmente em serviços contínuos com dedicação exclusiva de mão de obra, aqueles em que os empregados ficam à disposição do órgão (art. 6º, XVI, da Lei 14.133/2021), como:
- limpeza e conservação;
- vigilância, portaria e recepção;
- apoio administrativo, copeiragem e motoristas;
- manutenção predial com equipe residente.
Na busca pública do PNCP em 01/11/2026, a expressão "dedicação exclusiva de mão de obra" aparecia em 287 editais abertos (o número inclui editais que dizem "sem dedicação exclusiva"). Entre os 100 mais recentes, quase metade era de órgãos federais, que seguem o modelo oficial de planilha.
O modelo oficial (Anexo VII-D da IN 5/2017)
O modelo mais usado é o do Anexo VII-D da Instrução Normativa SEGES/MP nº 5/2017, que o governo federal disponibiliza em planilha editável no portal Compras.gov.br. Com a Lei 14.133, a IN SEGES/ME nº 98/2022 permitiu aplicar a IN 5/2017 "no que couber", e muitos estados e municípios adotam o mesmo formato. Use sempre o modelo anexado ao edital: ele é o que vale na disputa.
| Módulo | O que entra |
|---|---|
| 1. Composição da remuneração | Salário-base e adicionais: periculosidade, insalubridade, noturno, hora noturna reduzida e outros |
| 2. Encargos e benefícios | 2.1: 13º salário, férias e adicional de férias; 2.2: INSS, FGTS e outras contribuições; 2.3: vale-transporte, alimentação e outros benefícios da convenção |
| 3. Provisão para rescisão | Aviso prévio indenizado e trabalhado, multa do FGTS e incidências |
| 4. Reposição do profissional ausente | Custo do substituto em férias, ausências legais, licenças, acidente de trabalho e intervalo intrajornada |
| 5. Insumos diversos | Uniformes, materiais, equipamentos e outros, em valor mensal por empregado |
| 6. Custos indiretos, tributos e lucro | Despesas da administração da empresa, lucro e tributos sobre o faturamento (PIS, Cofins e ISS) |
O total por empregado é a soma dos módulos 1 a 5 mais o módulo 6. Depois, multiplica-se pelo número de postos ou de empregados previsto no termo de referência.
Como preencher, módulo a módulo
- Comece pela convenção coletiva. Salário-base, adicionais e benefícios saem da convenção coletiva (CCT) da categoria na cidade onde o serviço será prestado. Use a CCT indicada no edital ou a que vale para a sua empresa e informe qual é.
- Calcule 13º e férias em base mensal. A planilha é mensal, então entra 1/12 do 13º salário (cerca de 8,33% da remuneração) e 1/12 das férias com o adicional de 1/3.
- Aplique os encargos do seu regime. No regime geral, o submódulo 2.2 traz INSS patronal (20%), FGTS (8%), RAT/SAT (1% a 3%, conforme o risco), salário-educação e contribuições ao Sistema S e ao Incra. Empresas do Simples Nacional preenchem conforme o seu anexo (veja abaixo).
- Some benefícios pelo custo real. Vale-transporte e alimentação entram pelo custo efetivo para a empresa, descontada a parte do empregado.
- Preencha rescisão e reposição. Aviso prévio, multa do FGTS e o custo dos substitutos nas ausências. Use percentuais que você consegue justificar com o seu histórico ou com a convenção.
- Liste os insumos. Uniformes, EPIs, materiais e equipamentos, divididos por mês e por empregado, conforme o termo de referência.
- Feche com o módulo 6. Custos indiretos e lucro são escolha da empresa. Os tributos incidem sobre o faturamento, ou seja, sobre o próprio preço final: por isso, o cálculo divide o custo por (1 − alíquota total dos tributos), em vez de só somar o percentual.
Simples Nacional, Lucro Presumido e Lucro Real
- Lucro Real e Lucro Presumido: PIS e Cofins têm alíquotas diferentes em cada regime (não cumulativo no Real, cumulativo no Presumido). Use as do seu regime no módulo 6.
- Simples Nacional: a maior parte dos tributos vai no DAS. Mas serviços de limpeza, conservação e vigilância ficam no Anexo IV da LC 123/2006, e quem está nesse anexo recolhe a contribuição previdenciária patronal (CPP) fora do DAS. Ela precisa aparecer nos encargos da planilha.
- Desoneração da folha: se a empresa tem regra própria de contribuição, informe e comprove. Erro de regime é um dos motivos mais comuns de diligência.
Na dúvida, peça ao contador para conferir os encargos antes de enviar. Uma planilha com tributo a menos pode tornar o preço inviável; com tributo a mais, a proposta perde competitividade.
Erros comuns e o que acontece
- Salário abaixo da convenção: a proposta pode ser desclassificada, porque o piso é obrigatório.
- Benefício da CCT esquecido: o custo aparece na execução e não pode ser repassado depois.
- Erro formal de preenchimento: em regra, a planilha pode ser ajustada em diligência, desde que o valor global da proposta não aumente.
- Preço muito baixo: o órgão pode pedir que você demonstre que a proposta é exequível (art. 59 da Lei 14.133). A planilha é a prova.
Depois do contrato: conta vinculada e repactuação
A planilha continua valendo durante o contrato:
- Conta vinculada: em serviços com dedicação exclusiva, o órgão pode depositar 13º, férias e verbas rescisórias em conta vinculada, liberada só para pagar essas verbas (art. 121, §3º, da Lei 14.133). Os percentuais vêm da sua planilha.
- Repactuação: quando a convenção coletiva muda, a empresa pede a repactuação mostrando a variação dos custos de forma analítica, item por item (art. 135). A data base dos custos de mão de obra é a da convenção; a dos demais custos, a da proposta.
Veja também o que muda no contrato administrativo e na garantia contratual.
E em obras e serviços sem mão de obra exclusiva?
Em obras e serviços de engenharia, o preço é formado pela planilha orçamentária com composição de custos unitários e pelo BDI. Veja como calcular o BDI. Em compras de bens, basta a proposta de preço com os valores por item, salvo se o edital pedir composição.
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Perguntas frequentes
O que é planilha de custos e formação de preços?
É o documento em que a empresa mostra como chegou ao preço de um serviço com mão de obra: remuneração, encargos, benefícios, rescisão, substitutos, insumos, custos indiretos, tributos e lucro. É pedida sobretudo em serviços contínuos com dedicação exclusiva de mão de obra, como limpeza e vigilância.
Onde baixar o modelo de planilha de custos?
O modelo oficial é o Anexo VII-D da IN SEGES/MP 5/2017, disponível em planilha editável no portal Compras.gov.br. Mas use sempre o modelo anexado ao edital, que é o que vale na disputa.
Quais são os módulos da planilha de custos?
São 6: 1) composição da remuneração; 2) encargos e benefícios (13º, férias, INSS, FGTS e benefícios); 3) provisão para rescisão; 4) custo de reposição do profissional ausente; 5) insumos diversos; 6) custos indiretos, tributos e lucro.
A IN 5/2017 vale na Lei 14.133?
Sim, no que couber. A IN SEGES/ME 98/2022 permitiu aplicar a IN 5/2017 às contratações de serviços da Lei 14.133. Muitos estados e municípios também usam o mesmo modelo de planilha.
Empresa do Simples Nacional preenche diferente?
Sim. A maior parte dos tributos vai no DAS, mas serviços de limpeza, conservação e vigilância ficam no Anexo IV da LC 123/2006, e quem está nesse anexo recolhe a contribuição previdenciária patronal fora do DAS. Ela precisa aparecer nos encargos da planilha.
Erro na planilha desclassifica a proposta?
Nem sempre. Erros formais costumam poder ser corrigidos em diligência, desde que o valor global não aumente. Já salário abaixo do piso da convenção ou preço que não se sustenta podem levar à desclassificação.
Para que serve a planilha depois de assinar o contrato?
Para calcular os depósitos da conta vinculada (13º, férias e rescisão) e para pedir a repactuação quando a convenção coletiva muda, mostrando item por item a variação dos custos (art. 135 da Lei 14.133).