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Termo de referência: o que é e o que conferir antes de cotar
O termo de referência (TR) é o documento do órgão que descreve, em detalhe, o bem ou serviço que será comprado: o que é, quanto, como será entregue, como será fiscalizado e pago. Pela Lei 14.133/2021, ele é obrigatório na contratação de bens e serviços (art. 6º, XXIII) e quase sempre vem como anexo do edital. É onde estão as respostas que decidem se vale a pena participar.
Para que serve o termo de referência
O edital traz as regras da disputa (prazos, habilitação, forma de envio). O termo de referência traz o objeto: a especificação de cada item, a quantidade, o prazo do contrato, a forma de entrega e os critérios de medição e pagamento. Na proposta, a descrição do item deve seguir o TR, como mostramos no modelo de proposta de preço.
Em obras e serviços de engenharia, o papel equivalente é do projeto básico (art. 6º, XXV). O TR é o documento de bens e serviços comuns, como os comprados por pregão eletrônico.
O que a lei exige no termo de referência
O art. 6º, XXIII, da Lei 14.133 lista dez elementos:
| Alínea | Elemento | Por que importa para o fornecedor |
|---|---|---|
| a | Definição do objeto, quantitativos, prazo do contrato e possível prorrogação | Diz o que e quanto entregar e por quanto tempo |
| b | Fundamentação da contratação (referência ao estudo técnico preliminar) | Explica a necessidade e ajuda a entender a especificação |
| c | Descrição da solução como um todo, considerado o ciclo de vida | Pode incluir instalação, garantia, manutenção e descarte |
| d | Requisitos da contratação | Normas técnicas, certificações, amostra, qualificação |
| e | Modelo de execução do objeto | Prazos, locais e forma de entrega ou de prestação |
| f | Modelo de gestão do contrato | Quem fiscaliza e como a execução será acompanhada |
| g | Critérios de medição e de pagamento | Quando e como você recebe |
| h | Forma e critérios de seleção do fornecedor | Modalidade, critério de julgamento, por item ou lote |
| i | Estimativa do valor, com preços unitários de referência | Mostra o teto esperado (pode estar em documento separado) |
| j | Adequação orçamentária | Indica que há recurso previsto para pagar |
Checklist: o que conferir no TR antes de cotar
- Especificação item a item: medidas, material, normas (ABNT, Inmetro), marca de referência “ou similar”.
- Quantidade e forma de fornecimento: entrega única ou parcelada, sob demanda (comum em ata de registro de preços).
- Local e prazo de entrega: um endereço ou várias unidades; dias corridos ou úteis após a ordem de fornecimento. Isso muda o frete.
- Amostra ou prova de conceito: se for pedida, em que prazo e onde entregar.
- Garantia e assistência técnica: prazo mínimo e cobertura.
- Qualificação técnica: atestados e registros pedidos (veja atestado de capacidade técnica).
- Pagamento: prazo após o recebimento definitivo e documentos exigidos na nota fiscal.
- Sanções: multas por atraso e por inexecução, para calcular o risco.
- Valor estimado: se estiver público, compare com o seu custo antes de investir tempo.
Se a especificação não fecha com o que você vende, o melhor é descobrir agora, antes de montar documentos e proposta.
Termo de referência, projeto básico e estudo técnico preliminar
- Estudo técnico preliminar (ETP): primeira etapa do planejamento; mostra o problema e a melhor solução (art. 6º, XX). O TR se apoia nele.
- Termo de referência: detalha a contratação de bens e serviços (art. 6º, XXIII).
- Projeto básico: equivalente para obras e serviços de engenharia (art. 6º, XXV). Veja licitações de obras.
Na dispensa de licitação, a lei também pede termo de referência, projeto básico ou projeto executivo, conforme o caso (art. 72, I), e muitos avisos de dispensa eletrônica trazem um TR simplificado.
Se algo no termo de referência não estiver claro
Use o pedido de esclarecimento; se a exigência for ilegal (por exemplo, marca sem justificativa), a impugnação. Os dois têm o mesmo prazo: até 3 dias úteis antes da abertura (art. 164 da Lei 14.133). A resposta é publicada e vale para todos.
Menos tempo procurando, mais tempo lendo o TR
Repetir essas buscas todos os dias, com vários sinônimos e estados, toma tempo. O Avistou lê a atividade principal (CNAE) do seu CNPJ, cruza com os editais publicados no PNCP no seu estado e envia no WhatsApp, todo dia útil ao meio-dia, até 3 licitações novas compatíveis, com objeto, órgão, valor estimado, prazo para propostas e link. Em alguns dias pode vir menos, ou nenhuma. Se precisar, ajustamos palavras-chave e estados pelo atendimento. O Avistou não manda lembrete de prazo: a data limite vem na própria mensagem.
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Perguntas frequentes
O que é termo de referência em licitação?
É o documento que descreve o bem ou serviço a ser contratado: objeto, quantidades, prazos, forma de execução, fiscalização, medição e pagamento, valor estimado e adequação orçamentária (art. 6º, XXIII, da Lei 14.133/2021). Costuma ser anexo do edital.
Qual a diferença entre termo de referência e edital?
O edital traz as regras do processo (datas, habilitação, envio de proposta, recursos). O termo de referência detalha o que será comprado e como o contrato vai funcionar.
Qual a diferença entre termo de referência e projeto básico?
O termo de referência é usado para bens e serviços; o projeto básico, para obras e serviços de engenharia (art. 6º, XXIII e XXV).
O termo de referência mostra o valor estimado?
A lei exige a estimativa com preços unitários de referência, mas permite que fique em documento separado e classificado. Por isso nem sempre o valor está visível ao fornecedor.
Dispensa de licitação tem termo de referência?
Sim. A lei pede termo de referência, projeto básico ou projeto executivo também na contratação direta, conforme o caso (art. 72, I). Em compras pequenas, costuma ser simplificado.
O que fazer se o termo de referência estiver confuso?
Envie pedido de esclarecimento até 3 dias úteis antes da abertura (art. 164). Se a exigência for ilegal, cabe impugnação no mesmo prazo.